Por Sandra Elisabeth
Todos
sabem da importância das informações para a tomada de decisão da empresa. Independente
se a decisão é sobre receber ou não parcelado ou investir na compra de um
grande equipamento para a empresa; tudo precisa de informação.
Imagine
que sua empresa começou a crescer e que os clientes aumentam a cada dia que
passa. Esse fluxo maior de clientes começa a te sobrecarregar e a sobrecarregar
seus funcionários, que gastam mais tempo com o atendimento ao cliente e com as
vendas, sobrando pouco tempo para outras atividades administrativas, o que
acaba ocasionando atraso nas entregas de pedidos, falta de matéria prima e
atrasos nos pagamentos de funcionários. Com tudo isso acontecendo, tem
aumentado o número de clientes insatisfeitos com alguma coisa. E aí, o que
fazer?
Alguns
irão dizer que está faltando informação sobre qualquer coisa. Sim, talvez
esteja faltando informação, mas infelizmente os problemas que aparecem nas
empresas no seu dia a dia vêm desta forma. E é por isso que a administração não
tem receita de bolo, mas sim algumas ferramentas que podem ajudar, como fluxo
de caixa, controle de estoque, etc.
Porém, antes
de tudo é preciso se perguntar quais informações estão faltando? Porque só
assim você consegue buscar o que precisa saber. Caso contrário ficará reunindo
um monte de dado e informação que não vai te ajudar a chegar em lugar nenhum!
Mas você
deve estar pensando que poderia:
a. Decidir
contratar um novo funcionário, mas será que o aumento do número de clientes foi
suficiente para pagar a conta de um novo funcionário?
b.
Colocar um software de controle muito caro e de uma empresa muito boa, mas quem
vai inserir e acompanhar os dados no software? Vocês já não dão conta dos
clientes...
c.
Contratar uma empresa de operações logísticas para entregar as mercadorias no
prazo, mas e se faltar matéria-prima para produzir?
Você pode
contratar, gastar, investir, tirar dinheiro..... porém se não encontrar o foco
do problema só vai aumentar seus custos e não vai garantir entrada de recursos.
Para este
caso e outros semelhantes o ideal é parar e rever como anda os processos da
empresa. Isso mesmo, parar e olhar: de onde vem o pedido inicial e para onde
ele vai. Quais são os problemas que estão acontecendo e quais as ‘linhas’ que
se quebraram no meio do caminho.
Saiba que
98% dos problemas das empresas acontecem por falta de informação e de nada
adianta colocar um software caríssimo para gerir a empresa, pois se a empresa
estiver desorganizada o software só vai ajudar a piorar a situação!
Em
administração de informações dizemos que uma empresa com problemas está com
“entropia”, ou seja, com falta de informações.
Para
ajustar isso, primeiro precisamos saber como funciona a empresa, quais são os
processos de negócios que existem nela, quem é responsável pelo que. Na
sequencia é necessário conhecer o sistema de informações da empresa que são
todos os registros de dados e documentos gerados pela empresa, nada mais, nada
menos que as NFe, o software da empresa, os papelzinho e caderninhos que se
anotam informações (é até eles fazem parte do sistema de informação da
empresa), etc.
Bom, depois de falar de papelzinho e
caderninho começa a ficar claro o motivo pelo qual dizemos que os problemas
acontecem por falta de informação né?!
Assim,
uma empresa pode evitar problemas quando consegue ter um bom sistema de
informação (não um bom software). Ela precisa para isso:
a.
Controlar a
informação;
b.
Coordenar a
informação;
c.
Se planejar de acordo
com as informações.
Friso
sistema e não software, porque ela pode muito bem se organizar apenas com uma
planilha de excel onde consiga controlar todas as informações de forma
coordenada e que lhe forneça a base necessária para tomar decisões e se
planejar.
Novamente,
para tudo isso ela precisa conhecer todos os processos de negócios da empresa,
de onde vem o pedido, por onde ele passa até o seu destino final.
Com isso
bem detalhado, anotado e de fácil acesso quando necessário; auxilia o gestor a
tomar as decisões e encontrar o “problema real”.
No caso,
por exemplo, seria necessário primeiro mapear os processos de negócios da
empresa, como contas a pagar, contas a receber, controle de estoque,
planejamento de produção, pedido do cliente e na sequencia compreender se os
processos estão adequados ou se eles são a causa dos problemas (lembrem-se dos
órgãos públicos e suas burocracias, por mais gente que esteja trabalhando, o
processo é tão complicado que se torna demorado!). Se os processos estiverem
adequados o último passo é verificar se as pessoas estão fazendo os processos
corretamente.
Como
podem ver, com informação adequada é possível resolver qualquer problema!