Planejamento e seus desafios

Por Sandra Elisabeth

Vivemos hoje no “mundo das startups”. Me parece que todos desejam ter uma startup, e as vezes nem entendem bem o que isso significa!

Pois bem, uma startup é uma instituição projetada para criar novos produtos ou serviços sob condições de extrema incerteza. Seu objetivo é descobrir a coisa certa a se criar e que o cliente estará disposto a pagar para ter (RIES, 2012).

Agora, como saber a coisa certa a se criar? Como saber onde o cliente estará? Como convencer o cliente a comprar seu produto? Como descobrir quanto o cliente deseja pagar? Simples: observando o mercado e planejando as estratégias.

E por isso devemos planejar, para que os outros não planejem antes de nós ou pior: contra nós!

Lembrando que o planejamento não vale apenas para quem vai começar um empreendimento, mas também para quem já tem um negócio em andamento!

Independente de em qual momento você esteja com seu negócio, atente-se para os principais desafios que encontrará ao fazer o seu planejamento:

Primeiro: PERCEPÇÃO

Observe a figura anterior. O que você vê? Um casal de idosos abraçados ou um homem tocando violão junto com uma mulher que segura algo em sua cabeça? Se existe uma “figura certa”? Claro que não, tudo depende da sua percepção. E é também assim com o planejamento e a análise do ambiente em que você está inserido. O que pode lhe parecer uma ameaça, pode ser interpretada como uma oportunidade para outro, depende da percepção de cada um!

Segundo: MUDANÇAS ESTRATÉGICAS

Todo mundo sabe que as coisas têm mudado muito, muito rápido. E acompanhar estas mudanças também é um desafio. Um exemplo muito simples é o recente caso dos Extintores nos carros. Até final de 2015 era obrigatório ter Extintores no carro, a partir de Janeiro de 2016 passaria ser obrigatório o Extintor tipo ABC no carro e antes do mês de maio de 2016 já não era mais obrigatório nenhum Extintor no carro!

E aí, alguém conseguiria acompanhar tantas mudanças? Imaginem as fabricantes de extintores que estavam se preparando para uma grande demanda... e agora? Bom, agora é amargar o possível prejuízo!

E caros leitores, isso acontece com muito mais frequência do que vocês imaginam. Esse caso foi a público porque envolvia nós, pessoas comuns, porém existem regras que se alteram todos os dias e as empresas precisam se preparar para as mudanças de regras no meio do jogo!

Terceiro: OBSTÁCULOS CULTURAIS

Além de tudo o que já mencionamos; a cultura organizacional também pode ser um desafio a ser enfrentado por quem está fazendo o planejamento estratégico. Isto porque, para acompanhar as mudanças de mercado (item anterior) é necessário que se mude a forma de fazer as coisas e infelizmente as pessoas não gostam de mudanças, como já vimos em outros artigos.

Assim, muitas vezes as empresas acabam fazendo sempre a mesma coisa, do mesmo jeito, pois tem a sensação de que “em time que se está ganhando não se mexe”. A pergunta é: está ganhando ou vivendo das vitórias do passado? Qualquer semelhança com o que ocorre com nossa seleção brasileira hexacampeã não é apenas mera coincidência. Ainda queremos ganhar o jogo com apenas 1 grande jogador favorito!

Quarto: OBSTÁCULOS ORGANIZACIONAIS

Após passar por tantos desafios, que nem sempre estão diretamente relacionados com a administração das empresas, muitas delas acabam criando novos obstáculos, como por exemplo, a burocracia interna. Quantas vezes você teve uma ótima ideia para melhorar algo e preferiu “deixar quieto” por causa da dificuldade que seria ‘contar sua ideia’ para um superior? E quantas vezes nos perguntamos: “porque tem que ser tão complicado fazer isso?”. Pois bem, porque algumas empresas parecem “gostar” da burocracia.

Sei que vivemos em um país bem burocrático, porém não precisamos copiar os procedimentos dos órgãos públicos em nossas empresas, afinal nossas empresas são privadas e de nossa responsabilidade, porque complicar quando dá para simplificar?

Quinto: OBSTÁCULOS GERENCIAIS

E, quando o mais difícil não é o mercado e nem a própria organização, é o gerente, diretor! Quantas vezes ouvimos um ‘NÃO’, simplesmente por medo do alto escalão em algo dar errado, e aí não fazemos nada diferente, NUNCA. Ou pior, ouvimos um ‘SIM’ para cada coisa nova que aparece no mercado e aí não conseguimos fazer nada acontecer, porque são tantas demandas diferentes que tudo parece apenas ‘patinar’ e nada ‘anda’ de verdade.

São dois extremos do que seria um “gerente ideal”, mas a prática diz que apesar do ideal ser um equilíbrio entre o muito arriscado e o cuidadoso, vivemos em um mundo dos extremos. Garanto que muitos de vocês conhecem pessoas que se enquadram nos dois exemplos acima.

Apensar de ser difícil planejar, é necessário. Precisamos apenas tomar cuidado e vencer os principais obstáculos que nos impedem de fazer um bom planejamento estratégico. Vencido isso, estamos mais próximos do sucesso!

Um pouco mais sobre oportunidades

Por Sandra Elisabeth

Voltamos a falar sobre OPORTUNIDADES. O que é oportunidade?

Segundo o dicionário oportunidade é um substantivo feminino que significa 1.qualidade, caráter do que é oportuno. 2. ocasião azada; circunstância oportuna, favorável para a realização de algo; ensejo.

Alguns empreendedores acreditam em SORTE! Mais o que é a sorte senão o encontro do preparo com a oportunidade!

Bom, se a “sorte” também tem a ver com oportunidade, entende-se que não podemos desperdiçar as oportunidades para não dispensar a sorte, correto? Parece que para alguns empreendedores a história não é bem assim...

Tenho acompanhado algumas startups e seus “CEO’s” e ouço alguns deles falando que “fulano teve sorte, encontrou um grande investidor eu não consigo encontrar ninguém que queira investir no meu projeto....”. Ninguém diz: “Como ele trabalhou duro, quantas apresentações ele fez até que finalmente conseguiu!”.

Tem também os que reclamam de tudo: se não são selecionados para apresentar seu projeto à uma banca de investidores – reclamam porque tem o melhor produto do mundo e ninguém vê isso! Se são selecionados – reclamam que precisam sair da zona de conforto, ir até o investidor, fazer a apresentação em 3 minutos e ainda conversar com as pessoas..... que coisa chata!

Bom, se você é daqueles que acha que só os outros tem sorte e/ou reclama de tudo VOCÊ NUNCA VAI TER SUCESSO!

Sabe por que?

Porque só tem sucesso quem trabalha muito para conseguir. E trabalhar muito não significa apenas passar 24 horas por dia desenvolvendo e melhorando o produto. Esta é a parte mais fácil (por mais tecnológico que o seu produto seja). A parte mais difícil é conseguir enxergar as oportunidades; e não só as de mercado (que são iguais para todas as pessoas), mas principalmente as que envolvem o seu negócio, o seu conhecimento, você!

Participar de uma reunião empresarial em uma associação ou entidade é uma grande oportunidade de conhecer novos clientes, fornecedores, parceiros e quem sabe investidores, afinal empresários costumam ter dinheiro!

Poder apresentar sua ideia para um empresário conhecido mundialmente é mais do que uma grande oportunidade é pelo que você deve trabalhar todos os dias! Talvez esse empresário não queira investir em você ou comprar seu produto, mas ele é uma pessoal internacional... você não sabe quem ele conhece ou ainda vai conhecer!

As vezes os seus contatos de hoje não te gerem o resultado esperado, porém amanhã ou depois você acaba recebendo uma ligação que começa com a seguinte frase: “Não sei se você lembra de mim, mas nos encontramos naquele almoço.... “ e aí vem a sua ‘sorte’ “...tenho um amigo que me disse que precisava de um produto X e me lembrei de você!”.

Será que foi sorte você ter escolhido ir à esse almoço que tomou quase o dia inteiro, que te gerou um “custo” (eu prefiro investimento) ou foi sua escolha que proporcionou sua ida até lá e esta ligação algum tempo depois?

Eu prefiro acreditar em oportunidade aproveitada e não em sorte!

Portanto, aproveite as suas oportunidades, saia da sua zona de conforto, conte para o mundo o que você faz! Trabalhe duro e pare de reclamar. Ninguém gosta de pessoas que só reclamam e muito menos de empreendedores que só reclamam. Pense nisso!

Evolução dos métodos de elaboração dos planos estratégicos e de negócios

Por Sandra Elisabeth

O mundo evoluiu! Este é um fato. E evoluiu muito rápido...

Há pouco mais de 15 anos atrás, quando um professor pedia um trabalho escolar os alunos precisariam ir até a biblioteca da cidade para pesquisarem em livros e artigos, tirar várias cópias, ler muitas páginas e depois reescrever os textos; em alguns casos de forma manuscrita, já que computador era item de luxo!

Bom, hoje, esse mesmo professor chega na sala de aula e pede para os alunos lhe entregarem em pouco mais de 1 hora um trabalho. Os alunos abrem seus laptops ou smartphones, fazem as buscas, copiam e colam em um arquivo de texto e enviam o resultado para o e-mail do professor.

A relação entre as pessoas também tem mudado, aja vista o crescimento das redes sociais.

Porém a principal mudança foi na relação entre clientes e empresas. No passado não distante, o cliente precisava confiar na indicação de amigos e nas propagandas de TV antes de comprar alguma coisa. Hoje, em menos de 10 minutos conseguimos saber quantas reclamações os clientes fizeram para a empresa, se estas reclamações foram respondidas e mais: se os problemas foram resolvidos!

Além disso, o cliente não compra mais o que ele não quer e nem precisa! Ele sabe exatamente o que quer e se não encontrar em seu bairro, cidade, estado ou país, importa de outro país! É simples, fácil, não precisa conhecer alguém que vai viajar e pedir para trazer o produto!!!! Ou seja, a concorrência se tornou mundial.

Bom, com tanta mudança no comportamento do consumidor entende-se que também se tornou obrigatório uma mudança no planejamento das empresas para que se atentem à essas mudanças.

O método mais moderno, que engloba e “respeita” integralmente esta velocidade de mudança é o Modelo de Negócios Canvas. Isto porque este é um jeito rápido de enxergar os principais valores que o cliente busca e o quanto ele deseja pagar por isso! A partir daí, a empresa pode elaborar ações estratégicas que lhe auxiliem na resposta que seu público alvo espera sobre seu produto ou serviço.

É claro que existem inúmeras outras formas de se fazer um planejamento e o empreendedor deve escolher a que mais lhe convém. Mas nunca se esquecer de fazer tudo pensando a partir do ponto de vista do cliente!

Então, comece definindo quem é O SEU CLIENTE e o que ele REALMENTE PRECISA. Depois destrinche as ações que sua empresa precisa fazer para atender a este cliente. Não esqueça de olhar as oportunidades que você tem em seu mercado e as barreiras de entrada que seu produto gera.

Com isso em mente, você pode fazer o seu modelo de negócios, sem precisar seguir um padrão pré-estabelecido, ou ainda juntando vários modelos diferentes para criar o seu.

Pensando estratégicamente

Por Sandra Elisabeth

“Toda empresa tem uma estratégia.”

A frase acima é uma afirmativa e posso assegurar que TODA empresa e TODA pessoa tem mesmo uma estratégia. Talvez o que nem todos tenham seja um PLANEJAMENTO estratégico.

A diferença aqui está na palavra “PLANEJAMENTO”, que neste caso vai significar que a empresa colocou no papel aquilo que pensou estrategicamente.

Podemos demonstrar esta ‘pequena’ diferença através da figura abaixo:

O primeiro quadro apresenta o pensamento. Exemplo: os gestores começam a discutir sobre como aumentar as vendas sem gerar altos custos. Alguém tem uma grande ideia – usar redes sociais (p.e). Isto é um pensamento estratégico.

O segundo quadro apresenta o planejamento estratégico. Dando sequencia ao nosso exemplo anterior, é quando os gestores começam a colocar no papel o como farão essa ideia virar realidade.

E por último vem os resultados; o que aconteceu após o plano ser colocado em prática.

Ficou fácil agora? Ótimo. Então, que tal começar o seu planejamento estratégico e tornar realidade tudo aquilo que você vem pensando esses anos todos?!

Fluxo de informação na empresa

Por Sandra Elisabeth

Todos sabem da importância das informações para a tomada de decisão da empresa. Independente se a decisão é sobre receber ou não parcelado ou investir na compra de um grande equipamento para a empresa; tudo precisa de informação.

Imagine que sua empresa começou a crescer e que os clientes aumentam a cada dia que passa. Esse fluxo maior de clientes começa a te sobrecarregar e a sobrecarregar seus funcionários, que gastam mais tempo com o atendimento ao cliente e com as vendas, sobrando pouco tempo para outras atividades administrativas, o que acaba ocasionando atraso nas entregas de pedidos, falta de matéria prima e atrasos nos pagamentos de funcionários. Com tudo isso acontecendo, tem aumentado o número de clientes insatisfeitos com alguma coisa. E aí, o que fazer?

Alguns irão dizer que está faltando informação sobre qualquer coisa. Sim, talvez esteja faltando informação, mas infelizmente os problemas que aparecem nas empresas no seu dia a dia vêm desta forma. E é por isso que a administração não tem receita de bolo, mas sim algumas ferramentas que podem ajudar, como fluxo de caixa, controle de estoque, etc.

Porém, antes de tudo é preciso se perguntar quais informações estão faltando? Porque só assim você consegue buscar o que precisa saber. Caso contrário ficará reunindo um monte de dado e informação que não vai te ajudar a chegar em lugar nenhum!

Mas você deve estar pensando que poderia:

a. Decidir contratar um novo funcionário, mas será que o aumento do número de clientes foi suficiente para pagar a conta de um novo funcionário?

b. Colocar um software de controle muito caro e de uma empresa muito boa, mas quem vai inserir e acompanhar os dados no software? Vocês já não dão conta dos clientes...

c. Contratar uma empresa de operações logísticas para entregar as mercadorias no prazo, mas e se faltar matéria-prima para produzir?

Você pode contratar, gastar, investir, tirar dinheiro..... porém se não encontrar o foco do problema só vai aumentar seus custos e não vai garantir entrada de recursos.

Para este caso e outros semelhantes o ideal é parar e rever como anda os processos da empresa. Isso mesmo, parar e olhar: de onde vem o pedido inicial e para onde ele vai. Quais são os problemas que estão acontecendo e quais as ‘linhas’ que se quebraram no meio do caminho.

Saiba que 98% dos problemas das empresas acontecem por falta de informação e de nada adianta colocar um software caríssimo para gerir a empresa, pois se a empresa estiver desorganizada o software só vai ajudar a piorar a situação!

Em administração de informações dizemos que uma empresa com problemas está com “entropia”, ou seja, com falta de informações.

Para ajustar isso, primeiro precisamos saber como funciona a empresa, quais são os processos de negócios que existem nela, quem é responsável pelo que. Na sequencia é necessário conhecer o sistema de informações da empresa que são todos os registros de dados e documentos gerados pela empresa, nada mais, nada menos que as NFe, o software da empresa, os papelzinho e caderninhos que se anotam informações (é até eles fazem parte do sistema de informação da empresa), etc.

Bom, depois de falar de papelzinho e caderninho começa a ficar claro o motivo pelo qual dizemos que os problemas acontecem por falta de informação né?!

Assim, uma empresa pode evitar problemas quando consegue ter um bom sistema de informação (não um bom software). Ela precisa para isso:

a.       Controlar a informação;

b.      Coordenar a informação;

c.       Se planejar de acordo com as informações.

Friso sistema e não software, porque ela pode muito bem se organizar apenas com uma planilha de excel onde consiga controlar todas as informações de forma coordenada e que lhe forneça a base necessária para tomar decisões e se planejar.

Novamente, para tudo isso ela precisa conhecer todos os processos de negócios da empresa, de onde vem o pedido, por onde ele passa até o seu destino final.

Com isso bem detalhado, anotado e de fácil acesso quando necessário; auxilia o gestor a tomar as decisões e encontrar o “problema real”.

No caso, por exemplo, seria necessário primeiro mapear os processos de negócios da empresa, como contas a pagar, contas a receber, controle de estoque, planejamento de produção, pedido do cliente e na sequencia compreender se os processos estão adequados ou se eles são a causa dos problemas (lembrem-se dos órgãos públicos e suas burocracias, por mais gente que esteja trabalhando, o processo é tão complicado que se torna demorado!). Se os processos estiverem adequados o último passo é verificar se as pessoas estão fazendo os processos corretamente.

Como podem ver, com informação adequada é possível resolver qualquer problema!